Co jest kluczowe w zarządzaniu finansami organizacji pozarządowej?
Zarządzanie finansami to zapewnienie stabilności długofalowego działania organizacji, termin ten nie powinien być utożsamiany z pojęciem księgowości. Niestety, organizacje pozarządowe często mylą oba pojęcia.
Planowanie finansów, przygotowanie, najczęściej na przyszły rok, założeń dotyczących spodziewanych przychodów i wydatków organizacji
Najtrudniejsza w tym kontekście wydaje się umiejętność planowania środków w dłuższej perspektywie, np. najbliższych 12 miesięcy. Większość organizacji nie przygotowuje budżetów rocznych. Szukając przyczyn tej sytuacji jedna z przedstawicielek NGO tłumaczy: „To trochę jak pisanie palcem po wodzie, w gruncie rzeczy my nic nie możemy zaplanować”. Choć jest to niestety prawdą, to takie podejście powoduje sytuację, kiedy ciężko wskazać organizację, która ma zapewnioną stabilność finansową. Jedynie przedstawiciele organizacji, które większość środków wypracowują prowadząc działalność gospodarczą, są w stanie mówić o swoim doświadczeniu w planowaniu finansów. Na podstawie wyników z ubiegłych lat określają środki finansowe na kolejny rok. Organizacje sprzedają, np. publikacje, a zarobione fundusze przeznaczają na wsparcie swoich klientów. Takie podejście można zastosować nie tylko przy stałej i przewidywalnej działalności gospodarczej, choć będzie to z pewnością trudniejsze. Jednakże planowanie finansów opłaca się zawsze, pozwala bowiem uporządkować podejmowane działania. „Działalność gospodarcza daje poczucie niezależności, swobody dysponowania zgromadzonymi środkami finansowymi” – mówi Ewa Gałka, Prezeska Centrum PISOP na podstawie wielu lat doświadczeń w tym właśnie zakresie. Zaplanowany budżet jest mapą, która prowadzi organizację, czasem trzeba zmieniać wyznaczoną trasę – byleby dotrzeć do celu.
Płynność finansowa, czyli zapewnienie organizacji środków finansowych pozwalających zachować ciągłość prowadzonych działań i osiągania założonych celów
Zdaniem przedstawicieli NGO`s jednym z trudniejszych elementów zarządzania finansami jest zachowanie płynności finansowej. Podkreślają, że nawet pozyskanie dotacji nie jest gwarantem uzyskania takiej płynności. Wiele projektów jest dofinansowywanych w transzach czy też na zasadzie refundacji (płatność po zrealizowaniu przedsięwzięcia). Organizacja zaś musi realizować projekt zachowując przy tym płynność finansową, co oznacza bieżące pokrywanie kosztów prowadzonej działalności.
Zarządzający finansami muszą mieć świadomość zasad finansowania każdego projektu, by ocenić zdolność finansową organizacji do jego realizacji. Płynność finansową pozwala ocenić przede wszystkim monitoring finansów (bieżący nadzór, kontrola stanu posiadanych środków).
Dywersyfikacja źródeł przychodów, czyli zapewnienie różnych źródeł finansowania poszczególnych działań organizacji
Zdarza się, że organizacja, która od wielu lat z sukcesem pozyskuje środki z jednego źródła, np. z samorządu, nie ma potrzeby poszukiwania nowych źródeł. Przedstawiciele organizacji zwracają jednak uwagę na możliwość uzależniania się od jednego sponsora, co może mieć negatywne konsekwencje.
Planując finanse, zawsze należy mieć na uwadze ryzyko związane z ograniczaniem finansowania z dotychczasowego „stałego” źródła. Doświadczenie pokazuje, że 70% środków z jednego źródła, jest jeszcze granicą, która pozwala zachować „niezależność” organizacji. Zawsze jednak należy mieć na uwadze nieoczekiwany scenariusz „braku finansów” od wieloletniego sponsora. Jeżeli organizacja nie ma doświadczenia w pozyskiwaniu środków z innych źródeł, to pod znakiem zapytania staje wówczas dalsze finansowanie działań takiej organizacji. Można tu przytoczyć przykład organizacji pozarządowych z Wielkiej Brytanii, gdzie wiele z nich ograniczyło się do pozyskiwania środków z Unii Europejskiej. W momencie, gdy środki te zostały znacznie ograniczone, wiele organizacji po prostu przestało funkcjonować. Dlatego dywersyfikacja posiadanych środków finansowych jest tak bardzo ważnym aspektem zarządzania finansami. W tym miejscu po raz kolejny można poddać pod rozwagę prowadzenie działalności gospodarczej przez organizację pozarządową jako alternatywy dla zewnętrznych źródeł finansowania.
Elastyczność decyzji finansowych, czyli umiejętność gospodarowania dostępnymi środkami finansowymi, radzenia sobie w obliczu niepewności
Ten obszar wzbudza wiele pytań. Z jednej strony mówimy, że organizacje pozarządowe powinny planować finanse, z drugiej strony jedyne na co mogą liczyć, to fakt, że sytuacja się zmienia.
Skala działań podejmowanych przez organizacje uzależniona jest od dostępnych środków finansowych: im więcej posiadają środków, tym szersze wsparcie oferują dla swoich odbiorców. Każda z organizacji zawsze powinna mieć przygotowany plan B, czyli schemat postępowania w sytuacji, kiedy nie uda się pozyskać dofinansowania lub będzie ono w mniejszym zakresie niż zaplanowano.
Zestawienie posiadanych finansów, czyli ile i jakie środki finansowe mamy do dyspozycji, porównanie zgromadzonych środków z potrzebami organizacji (na co nam brakuje, co musimy zmienić) i jednocześnie dostosowanie się do zróżnicowanych wytycznych sponsorów dotyczących wydatkowania przyznanych dotacji
Pozyskanie środków finansowych to bezsprzecznie sukces organizacji, jednak zestawienie posiadanych finansów w jedną całość to kolejne wyzwanie. Każde źródło finansowania ma swoje zasady, których należy przestrzegać, mając jednocześnie na uwadze potrzeby organizacji, tj. opłaty: czynsz, telefon, czy wynagrodzenia pracowników. Bywają sytuacje, gdy przykładowo może nam zabraknąć środków finansowych np. na opłacenie czynszu, a bywają też okresy, gdy posiadamy zdecydowaną „nadwyżkę” środków finansowych ponad stałe potrzeby. Zarówno jedna, jak i druga sytuacja wymaga umiejętności gospodarowania dostępnymi zasobami, ustalania wewnętrznych zasad, metodologii podziału poszczególnych kosztów. Najwięcej wątpliwości wzbudzają w przedstawicieli NGO`s zasady podziału kosztów tzw. administracyjnych, nie wiedzą w jaki sposób przypisywać poszczególne koszty do projektów, realizowanych działań. Mając przy tym na uwadze, że są projekty, gdzie tzw. koszty stałe nie są dotowane.
Sytuacja każdej organizacji jest indywidualna i trudno ujednolicić zasady w obliczu tak wielkiej różnorodności. Najważniejsze jest jednak by ustalić stałe i przejrzyste zasady podziału stałych opłat.
Raportowanie, czyli zestwienia wydawanych środków finansowych
Tutaj rozważane są zazwyczaj dwa aspekty, z jednej strony raportowanie na potrzeby sponsorów, z drugiej na wewnętrzne potrzeby organizacji.
Raportowanie może pomóc wielu organizacjom uporządkować działania. Bywa, że to sponsorzy wymuszają na organizacjach wprowadzenie określonych zasad, procedur czy też kontrolują przestrzeganie przez nich przepisów prawa. Co więcej, wytyczne sponsorów uświadamiają organizacjom ich braki. W dalszym ciągu funkcjonują bowiem organizacje, które nie prowadzą księgowości, nie posiadają polityki rachunkowości. Organizacja pozarządowa jest instytucją, która musi mieć świadomość ciążących na niej obowiązków wynikających z prowadzonej przez nią działalności. Organizacje nie funkcjonują w oderwaniu od rzeczywistości prawnej, jak to się niekiedy może się wydawać społecznym działaczom. Ponadto, raportowanie jest nieodłącznym elementem monitorowania posiadanych środków finansowych, pomaga analizować możliwe sytuacje czy też podejmować decyzje w sytuacjach kryzysowych.
Autorka: Dorota Surma – Centrum PISOP
Artykuł powstał w ramach projektu „Biznes – Innowacje – NGO, czyli BINGO” współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.