Liderze/liderko: deleguj albo giń!
Jednym z najczęstszych grzechów liderów jest skupianie na sobie całej odpowiedzialności za funkcjonowanie organizacji. Może brakuje im podpowiedzi, jak delegować zadania?
Pani Anka załamuje ręce po Targach Ekonomii Społecznej. Choć ma kilkunastoosobowy zespół, całość przygotowań stoiska, na którym stowarzyszenie, wspierające ubogich mieszkańców miasta w zapewnieniu im podstawowych potrzeb materialnych prezentowało swoją działalność, skupiła się na niej. Dlaczego wszystko muszę inicjować i pilnować? – pyta. Nasi wolontariusze z chęcią przychodzą pomagać, ale i tak wszędzie ja jestem potrzebna, ja muszę wszystko wyjaśniać i dbać o szczegóły – dopowiada. Podobna sytuacja występuje w innym stowarzyszeniu, które działa od roku i zapewnia opiekę osobom terminalnie chorym. Liderka, choć skupiła wokół wspólnych celów ponad 20 osób, zwykle sama odpowiada za realizację wszystkich zadań. Przychodzą na spotkanie, włączają się z ciekawymi pomysłami w planowane przedsięwzięcia, ale jak przychodzi do podziału zadań, to zostaję sama – ze smutkiem podsumowuje pani Kasia. Delegowanie zadań i odpowiedzialności oraz uprawnień przez liderów organizacji pozarządowych jest sporym problemem. Co zrobić, by ludzie bardziej się włączali w działania a jednocześnie lider lub liderka nie wypalali się w pracy społecznej?
Delegowanie zadań jest jednym z trudniejszych elementów zarzadzania organizacją, z którą przychodzi się zmierzyć osobie nią zarządzającej. Zwykle liderzy nie zauważają chętnych do realizacji zadań, którzy mogliby na wysokim poziomie podjąć się jego realizacji. Z drugiej strony zaś działacze obawiają się brania odpowiedzialności z uwagi na ryzyko niesprostania oczekiwaniom lidera lub liderki. Powstaje więc błędne koło. Co można zrobić, by odciążyć lidera/liderkę i włączyć w odpowiedzialność za organizację kolejne osoby?
Warto podzielić zakres działalności organizacji na kilka obszarów. Dotyczy to zarówno obszarów działań wynikających z celów statutowych, jak i z zarządzania. Do programów pierwszej grupy można zaliczyć, w zależności od specyfiki stowarzyszenia bądź fundacji, np. organizację zajęć pozalekcyjnych dla dzieci, rehabilitację osób z niepełnosprawnością fizyczną, grupy wsparcia dla rodzin – obejmują one szerszy zakres działalności. Każdy z nich powinien być koordynowany przez inną osobę. Podobnie jak z zarządzaniem, w skład którego wchodzą[1]: rozwój i doskonalenie organizacji, zarządzanie finansami, zarządzanie zespołem, komunikowanie i budowanie relacji. Podzielone zakresy działalności łatwiej przekazać komuś do koordynowania.
Podział związany z zarządzaniem praktycznie wykorzystała pani Daria z oddziału stowarzyszenia ogólnopolskiego z wyodrębnioną osobowością prawną, wspierającego osoby z niepełnosprawnością. Zaproponowałam podczas ostatnich wyborów nowych władz, by na poszczególne stanowiska w zarządzie zgłaszać osoby, które mogłyby koordynować jeden z wyznaczonych obszarów zarządzania –wyjaśnia. W przypadku zadań związanych z celami statutowymi można przeprowadzić planowanie działalności zakończone stworzeniem harmonogramu pracy. W zestawieniu żadna osoba nie może się znaleźć więcej niż 2 razy jako odpowiedzialna za dane zadanie. Sprawdzonych praktyk może być oczywiście więcej.
Delegowanie zadań nie jest proste. Każdy grzech – także niedelegowanie – może zostać jednak zmazany. Pokutą w przypadku liderów często jest konieczność monitorowania w pierwszym etapie po przekazaniu zadań innym zarówno osób, które zadania przejęły, jak i siebie – co może być znacznie trudniejsze. Nabranie nawyku nowego stylu pracy może zająć nawet kilka miesięcy. Nie można się jednak zniechęcać. Raj, który jest w zasięgu ręki, będzie oznaczał mniejszy stres lidera i większe zaangażowanie a przez to mniejszą rotację działaczy, którzy będą zmotywowani do działania.
Obszary zarządzania organizacjami pozarządowymi wg Modelu BINGO
Źródło: Centrum PISOP.
Autorka: Ewa Gałka – Prezeska Centrum PISOP
Źródło: Artykuł powstał w ramach projektu Biznes-Innowacje NGO, czyli BINGO realizowanego przez Centrum PISOP, Network for Europe oraz Fundację Niwa Edukacji i Rozwoju.