Zarządzanie organizacją

Co jest kluczowe w zarządzaniu finansami organizacji pozarządowej?

Zarządzanie finansami to zapewnienie stabilności długofalowego działania organizacji, a nie księgowość. Organizacje pozarządowe często mylą oba pojęcia.

Planowanie finansów, czyli przygotowanie, najczęściej na przyszły rok, założeń dotyczących spodziewanych przychodów i wydatków organizacji

Najtrudniejsza w tym kontekście wydaje się umiejętność planowania środków w dłuższej perspektywie np.12 miesięcy. Większość organizacji nie przygotowuje budżetów rocznych.  Szukając  przyczyn  tej  sytuacji  jedna  z  przedstawicielek  NGO  tłumaczy:  „To  trochę  jak   pisanie  palcem  po   wodzie,  w  gruncie   rzeczy
my nic nie możemy zaplanować”. Choć to jest niestety prawdą, to takie podejście powoduje sytuację, kiedy ciężko wskazać organizację, która ma zapewnioną stabilność finansową.  Jedynie  przedstawiciele  organizacji,  które  większość  środków wypracowują prowadząc  działalność  gospodarczą, są w stanie mówić
o  swoim  doświadczeniu  w  planowaniu  finansów.  Na  podstawie  wyników z  ubiegłych lat  określają  środki finansowe na kolejny rok. Organizacja sprzedają
np. publikacje, a zarobione fundusze przeznaczają na wsparcie swoich klientów. Takie podejście można zastosować nie tylko przy stałej i przewidywalnej działalności gospodarczej, choć będzie to z pewnością trudniejsze. Zawsze jednak planowanie finansów się opłaci, pozwala bowiem uporządkować podejmowane działania. „Działalność gospodarcza daje poczucie niezależności, swobody dysponowania zgromadzonymi środkami finansowymi” – mówi Ewa Gałka, Prezeska Centrum PISOP na podstawie wielu lat doświadczeń. Zaplanowany budżet jest mapą, która prowadzi organizację, czasem trzeba zmienić wyznaczoną trasę, ale musimy dotrzeć do celu.

Płynność finansowa, czyli zapewnienie organizacji środków finansowych pozwalających zachować ciągłość prowadzonych działań i osiągania założonych celów

Jednym z trudniejszych elementów zarządzania finansami, zdaniem przedstawicieli NGO`s jest zachowanie płynności finansowej. Podkreślają, że nawet pozyskanie dotacji nie jest gwarantem płynności. Wiele projektów jest dofinansowywanych w transzach, czy na zasadzie refundacji (płatność po zrealizowaniu przedsięwzięcia). Organizacja zaś musi realizować projekt zachowując przy tym płynność finansową, czyli pokrywać na bieżąco koszty prowadzonej działalności.

Zarządzający finansami muszą mieć świadomość zasad finansowania każdego projektu, by ocenić zdolność finansową organizacji do jego realizacji. Przede wszystkim monitoring finansów (bieżący nadzór, kontrola stanu posiadanych środków) pozwala ocenić płynność finansową.

Dywersyfikacja źródeł przychodów, czyli zapewnienie różnych źródeł finansowania poszczególnych działań organizacji

Zdarza się, że organizacja, która z sukcesem od wielu lat pozyskuje środki z jednego źródła np. z samorządu, nie ma potrzeby wyszukiwania nowych źródeł. Przedstawiciele organizacji zwracają jednak uwagę na możliwość uzależniania się od jednego sponsora, co może mieć negatywne konsekwencje.

Planując finanse, zawsze należy mieć na uwadze ryzyko związane z ograniczaniem finansowania z dotychczasowego „stałego” źródła. Doświadczenie pokazuje, że 70% środków z jednego źródła, jest jeszcze granicą, która pozwala zachować „niezależność” organizacji. Zawsze należy mieć na uwadze nieoczekiwany scenariusz „braku finansów” od wieloletniego sponsora. Jeżeli organizacja nie ma doświadczenia w pozyskiwaniu środków z innych źródeł, to pod znakiem zapytania staje dalsze finansowanie działań takiej organizacji. Można tu przytoczyć przykład organizacji pozarządowych z Wielkiej Brytanii, gdzie wiele z nich ograniczyło się do pozyskiwania środków z Unii Europejskiej. W momencie, gdy środki te zostały znacznie ograniczone, wiele organizacji przestało funkcjonować. Nie potrafiły się odnaleźć w sytuacji bez funduszy UE. Dlatego dywersyfikacja posiadanych środków finansowych jest bardzo ważnym aspektem zarządzania finansami, którą powinni mieć na uwadze zarządzający finansami. I tu po raz kolejny można poddać pod rozwagę prowadzenie działalności gospodarczej przez organizację pozarządową jako alternatywy dla zewnętrznych źródeł finansowania.

Elastyczność decyzji finansowych, czyli umiejętność gospodarowania dostępnymi środkami finansowymi, radzenia sobie w obliczu niepewności

Ten  obszar  wzbudza  wiele  pytań.  Z  jednej strony mówimy, że organizacje pozarządowe powinny planować finanse, z drugiej strony jedyne na co mogą liczyć,
to fakt, że sytuacja się zmienia.

Skala  działań  podejmowanych  przez  organizacje  uzależniona  jest  od  dostępnych  środków  finansowych,  im  więcej środków, tym oferują szersze wsparcie
dla swoich odbiorców. Każda z organizacji zawsze powinna mieć przygotowany plan B, czyli schemat postępowania w sytuacji, kiedy nie uda się pozyskać dofinansowania lub będzie ono w mniejszym zakresie niż zaplanowano.

Zestawienie posiadanych finansów, czyli ile i jakie środki finansowe mamy w dyspozycji, porównanie zgromadzonych środków z potrzebami organizacji (na co nam brakuje, co musimy zmienić) i jednocześnie dostosowanie się do zróżnicowanych wytycznych sponsorów dotyczących wydatkowania przyznanych dotacji

Pozyskanie środków finansowych to bezsprzecznie sukces organizacji, jednak zestawienie posiadanych finansów w jedną całość to kolejne wyzwanie. Każde źródło   finansowania   ma   swoje   zasady,   których   należy   przestrzegać,   mając   jednocześnie   na   uwadze  potrzeby  organizacji  tj. opłaty:  czynsz,  telefon,
czy wynagrodzenia pracowników. Bywają sytuacje, gdy np. na czynsz brakuje środków finansowych, a bywają też okresy, gdy mamy zdecydowaną „nadwyżkę” środków finansowych ponad stałe potrzeby. Zarówno jedna jak i druga sytuacja wymaga umiejętności gospodarowania dostępnymi zasobami, ustalania wewnętrznych zasad, metodologii  podziału  poszczególnych  kosztów.  Najwięcej  wątpliwości  wzbudzają  w  przedstawicieli  NGO`s  zasady  podziału  kosztów
tzw.  administracyjnych,  w  jaki  sposób  przypisywać  poszczególne  koszty  do  projektów,  realizowanych  działań.  Mając  przy  tym  na  uwadze, że są projekty, gdzie tzw. koszty stałe nie są dotowane.

Sytuacja  każdej  organizacji  jest  indywidualna  i  trudno  ujednolicić  zasady  w  obliczu  tak  wielkiej  różnorodności. Najważniejsze  jest jednak by ustalić stałe
i przejrzyste zasady podziału stałych opłat.

Raportowanie, czyli zestawienia wydawanych środków finansowych

Tutaj rozważane są zazwyczaj dwa aspekty, z jednej strony raportowanie na potrzeby sponsorów, z drugiej na wewnętrzne potrzeby organizacji.

Raportowanie pomaga wielu organizacjom porządkować działania. Bywa, że to sponsorzy wymuszają na organizacjach wprowadzenie określonych zasad, procedur, czy kontrolują przestrzeganie przez nich przepisów prawa. Co więcej, wytyczne sponsorów uświadamiają organizacjom ich braki. W dalszym ciągu funkcjonują bowiem organizacje, które nie prowadzą księgowości, nie posiadają polityki rachunkowości.  Organizacja  pozarządowa  jest  instytucją,  która  musi  mieć  świadomość  ciążących na   niej   obowiązków   wynikających   z   prowadzonej   przez   nią   działalności.  Organizacje nie  funkcjonują w oderwaniu
od rzeczywistości prawnej, jak to się niekiedy społecznym działaczom może wydawać. Ponadto, raportowanie jest nieodłącznym elementem monitorowania posiadanych środków finansowych, pomaga analizować możliwe sytuacje, czy podejmować decyzje w sytuacjach kryzysowych.

Autorka: Dorota Surma - Centrum PISOP
Źródło: Artykuł powstał w ramach projektu Biznes – Innowacje – NGO, czyli BINGO realizowanego przez Centrum PISOP, Network for Europe oraz Fundację Niwa Edukacji i Rozwoju.