Planować finanse NGO – warto czy nie warto?

PLANOWAĆ FINANSE NGO – WARTO CZY NIE WARTO?

pytam Dorotę Surma, dyrektorkę finansową Centrum PISOP.

Dorota Surma – Odpowiem jednoznacznie – WARTO, a nawet powiem dobitniej, jest to nieodłączny element budowania stabilności finansowej każdej organizacji pozarządowej. Oczywiście często założenia planu mijają się z rzeczywistością i plan trzeba modyfikować, jednakże działając w oparciu o ściśle określone wskaźniki można osiągnąć znacznie więcej aniżeli mogłoby nam się wydawać.

Redakcja: Co jest zatem ważne w planowaniu finansów organizacji pozarządowych?

D.S. W każdym planowaniu najważniejszy jest zawsze cel podejmowanych działań. Dlatego również w kontekście finansów naszej organizacji należałoby taki cel wskazać.Cele finansowe dotyczyć mogą różnych obszarów począwszy od obniżenia kosztów administracyjnych, poprzez ograniczenie finansowania działań ze środków Unii Europejskiej, po zwiększenie zysków z prowadzonej działalności gospodarczej. Ważne, aby cele były realne, konkretne, określone w czasie i dopasowane do możliwości danej organizacji.

Ograniczenie finansowania ze środków unii Europejskiej? Ciekawe! Kto celowo ogranicza finansowanie?

D.S. Ciekawe, ale jakże zasadne.W większości przypadków organizacje pozarządowe budują strukturę finansowania w oparciu o budżety projektów dofinansowanych z dotacji. W skrajnym przypadku bywają też organizacje, opierające finansowanie wyłącznie o budżet jednej dotacji! Jednakże w dłuższej perspektywie takie założenie nie przekłada się na stabilność finansową, co więcej działanie takie jest niebezpieczne! Zawsze trzeba zakładać ryzyko utraty tego jedynego źródła finansowania. Dlatego różnicowanie źródeł posiadanych środków finansowych jest bardzo ważne. Ograniczanie finansowania ze środków Unii Europejskiej podałam tu wyłącznie jako przykład, równie dobrze może on dotyczyć środków lokalnego samorządu. Badania Klon/Jawor pokazują bowiem, że niewiele NGO korzysta ze środków UE, a wciąż to składki członkowskie, środki samorządowe i darowizny stanowią główne źródła finansowania. Niepokojące jest, że przychody z działalności gospodarczej stanowią zaledwie 9%. Osoby zarządzające organizacjami powinny tak planować, by struktura finansów organizacji była różnorodna. Nie należy zaniedbywać źródeł finansowania, które w danej chwili wydają nam się mniej atrakcyjne.

Dlaczego tak bardzo niepokojący jest niski poziom przychodów z działalności gospodarczej?

D.S. Organizacje nie doceniają tego źródła finansowania. Należy bowiem podkreślić, iż zarobione w ramach działalności gospodarczej środki finansowe budują poczucie niezależności. Są solidnym gwarantem stabilności finansów całej organizacji. Wygenerowany zysk daje zatem swobodę wydatkowania zgromadzonych środków na cele statutowe. W kontekście realizacji projektów dofinansowanych z dotacji środki te wielokrotnie pozwalają zachować płynność finansową. Realizatorzy projektów doskonale wiedzą jak często zdarzają się sytuacje, gdzie w oczekiwaniu na dotację trzeba wyłożyć część środków finansowych, aby projekt został zrealizowany zgodnie z harmonogramem.

Fakty mówią, jednak że tylko co piąta organizacja posiada jakiekolwiek rezerwy finansowe, a połowa NGO nie osiągnęła przychodu rocznego wyższego niż 13 tysięcy złotych.

D.S. Dlatego też tak niepokojące są niewielkie zyski wypracowywane w ramach działalności gospodarczej. Co więcej, w obliczu braku rezerw finansowych, planując projekty należy dokładnie przeanalizować sytuację finansową. Rozważyć na ile organizacja może, w oczekiwaniu na dotację, finansować realizację projektu ze środków własnych. Jeżeli ryzyko utraty płynności finansowej jest duże, pod rozwagę należy poddać realizację takiego projektu. Planowanie finansowe ma bowiem odpowiedzieć na pytanie, co stanie się w przypadku niezrealizowania założeń finansowych.

Analiza płynności finansowej, różnicowanie źródeł finansowania, czym jeszcze kierować się planując finansowanie organizacji?

D.S. Finanse to jeden z najważniejszych obszarów funkcjonowania organizacji pozarządowych. Wydaje się to dość oczywiste, gdyż środki finansowe są niezbędne dla realizacji działań statutowych. Trzeba jednak zawsze pamiętać, że środki czy to rzeczowe, czy finansowe są służebne w stosunku do realizacji misji stowarzyszenia bądź fundacji. Planowane źródła finansowania działań muszą wpisywać się w wizję, misję, cele statutowe. Niekiedy zdarza się, iż organizacje koncentrują się na pozyskiwaniu środków finansowych zapominając o celach dla których zostały powołane.  Każdy projekt, składany wniosek musi być przeanalizowany pod kątem wpisywania się w misję działalności stowarzyszenia/fundacji.

Planowanie finansów wydaje się niesamowicie trudne, odnoszę wrażenie, że często to jakby pisanie palcem po wodzie!

D.S. Trochę tak jest. Z jednej strony organizacje muszą kierować się realizmem, doświadczeniem swoim i innych organizacji, nie planować zbyt optymistycznie sukcesów w fundraisingu. Z drugiej zaś strony bez podjęcia ryzyka czy wiary w wygraną nie ma podstaw do budowania finansów organizacji pozarządowej.Dlategow planie finansowym powinny być uwzględnione różne propozycje, decyzje finansowe oraz ich wpływ na działanie organizacji. Plan finansowy daje możliwość zanalizowania, rozpatrzenia i porównania różnych koncepcji działań.

Mówi się właśnie, że organizacje pozarządowe powinny planować, profesjonalnie zarządzać finansami, ale jedyne na co mogą liczyć -  to fakt, że sytuacja się zmienia.

D.S. Cóż, to zarządzający finansami muszą podejmować strategiczne decyzje dotyczące planowanych, przyszłych źródeł finansowania. Często też są zmuszeni szybko reagować na zmieniającą się sytuację. Niezwykle ważna jest więc elastyczność w podejmowaniu decyzji finansowych, czyli umiejętność gospodarowania dostępnymi środkami finansowymi, radzenia sobie w obliczu niepewności. Należy zawsze analizować najgroźniejsze ryzyka finansowe, budować w odpowiedzi na nie plany ograniczenia czy minimalizacji konsekwencji. Nade wszystko trzeba założyć odpowiedni czas na gromadzenie zasobów, z reguły bowiem trwa dłużej niż pierwotnie może się wydawać.

Działacze organizacji to społecznicy, koncertujący się na wypełnianiu misji, czy jest coś lub ktoś kto może im pomóc w planowaniu finansów?

D.S. I ktoś i coś. Kto? Na terenie całej Polski działają instytucje wspierające NGO’s w ich funkcjonowaniu, przykładem są tu organizacje skupione w sieci SPLOT. Z kolei tym co pomoże? Z całą pewnością jest to opracowany przez Centrum PISOP z Leszna model zarządzania organizacją. Model składa się z 4 elementów, a jednym z nich jest właśnie submodel dotyczący zarządzania finansami. Dodatkowo przy modelu opracowano narzędzie online, za pomocą którego można m.in. opracować roczny budżet organizacji. Zachęcam do zapoznania się, na stronie www.pisop.org.pl znajduje się więcej informacji.

Mam nadzieję, że organizacje będą z tego korzystać!

Będą, będą! Ja wiem, że opracowany model jest przydatny w planowaniu. Koniec roku to czas podsumowań, postanowień, mam nadzieję, że organizacje, które dotąd nie planowały strategicznie finansów zrobią to już od 2014 roku, a modeli BINGO będzie im towarzyszył!

Tak, zdecydowanie przełom roku to doskonały okres na zmiany!

Rozmawiała Anna Woźniak, pracownik Centrum PISOP

Źródło: Wywiad powstał w ramach projektu Biznes-Innowacje NGO, czyli BINGO realizowanego przez Centrum PISOP, Network for Europe oraz Fundację Niwa Edukacji i Rozwoju.